Bestandsdokumentation für BIM und Facility Management: vom Papierordner zur digitalen Bauakte

Auf den Punkt: Eine Bestandsdokumentation beschreibt ein Gebäude so, wie es tatsächlich gebaut ist und genutzt wird. Im Facility Management, oft auch digitale Bauakte genannt, ist sie kein Ordner mit PDFs, sondern eine strukturierte Gebäudedokumentation: geometrisch richtige Pläne, ein Raumbuch mit Flächen nach DIN 277 oder gif, und Attribute, die ein CAFM-System lesen kann. Der Weg dorthin führt in drei Stufen vom Papierplan über CAD zum Modell. Für die meisten Bestandsgebäude reicht ein Detailgrad LOD 200; ein vollständiges BIM-Modell ist selten nötig. Dieser Ratgeber zeigt, welche Daten Sie wirklich brauchen, wie Sie sie aus vorhandenen Unterlagen gewinnen und wo die Grenzen liegen.

„Digitale Bauakte" meint drei verschiedene Dinge

Wer nach dem Begriff sucht, landet bei drei Themen, die wenig miteinander zu tun haben:

1. Die Bauakte des Bauamts. Die behördliche Akte zum Baugenehmigungsverfahren, die Kommunen nach und nach digitalisieren. Wenn Sie alte Baupläne Ihres Hauses suchen, ist das der richtige Weg: Bauakte einsehen und alte Baupläne bekommen.
2. Die Projektakte im Bauprojekt. Dokumentenmanagement während der Bauphase, oft als Modul einer Bau- oder Handwerkersoftware.
3. Die Gebäudedokumentation für den Betrieb. Alles, was Eigentümer und Facility Management über die Lebensdauer eines Gebäudes brauchen: Pläne, Flächen, Räume, technische Anlagen, Prüfnachweise. Darum geht es hier.

Die dritte Bedeutung ist die, die über Jahrzehnte Geld kostet oder spart. Ein Gebäude steht 50 Jahre und länger; die Planungsphase dauert zwei. Der größte Teil der Kosten entsteht im Betrieb, und dort fehlen die Daten am häufigsten.

Was ist CAFM, und welche Daten braucht es?

CAFM steht für Computer Aided Facility Management: Software, mit der Eigentümer und Betreiber Flächen, Räume, Anlagen, Wartung und Prüfpflichten eines Gebäudes verwalten. Ein CAFM-System kann aber nur verwalten, was strukturiert vorliegt. Die Mindestanforderung ist in der Praxis immer dieselbe, unabhängig vom Hersteller:

Entscheidend ist die Verknüpfung: Ein PDF-Prüfbericht ohne Bezug zur Anlage ist nur ein Dokument. Mit Bezug wird er zum Nachweis für Betreiberpflichten.

Die Kosten der nachträglichen Dokumentation sind planbar. Das Land Niedersachsen hat dafür bereits 2006 Richtwerte veröffentlicht; die Größenordnung hat sich nicht geändert: Der Aufwand hängt fast ausschließlich davon ab, ob brauchbare Pläne vorhanden sind.

Der Weg vom Papier zum CAFM-fähigen Modell

Stufe 1: Vorhandene Unterlagen sichten und digitalisieren

Prüfen Sie zuerst, was da ist: Genehmigungspläne, Werkpläne, Bestandspläne nach Umbauten, Flächenaufstellungen. Papierpläne werden hochauflösend gescannt, mindestens 300 dpi, Formate bis A0. Fehlen Pläne ganz, bleibt nur das Aufmaß vor Ort oder ein 3D-Laserscan, dessen Punktwolke später die Grundlage für CAD oder Modell bildet.

Typische Falle: Genehmigungspläne zeigen den geplanten Zustand, nicht den gebauten. Nach 30 Jahren mit Umbauten weichen Wände, Türen und Nutzungen ab. Darum ist jede Digitalisierung aus Altplänen nur so gut wie die Plausibilitätsprüfung vor Ort.

Stufe 2: Vom Scan zur maßhaltigen CAD-Zeichnung

Ein gescannter Plan ist ein Bild. Erst die Nachzeichnung in CAD macht ihn rechenbar: Wände, Öffnungen, Treppen auf getrennten Layern, bemaßt, im richtigen Maßstab. Das ist der Schritt, den wir als Papierpläne maßhaltig in CAD nachzeichnen anbieten. Preis und Liefertermin erhalten Sie vor dem Auftrag im Angebot.

Für das Facility Management reicht in dieser Stufe die 2D-Geometrie. Eine 3D-Modellierung ist erst sinnvoll, wenn Sie das Modell auch für Umbauplanung, Simulationen oder TGA-Koordination nutzen wollen.

Stufe 3: Räume, Flächen und Attribute

Aus der CAD-Zeichnung entstehen geschlossene Raumpolygone. Jeder Raum bekommt eine Nummer, eine Nutzungsart nach DIN 277-1 und die berechnete Fläche. Für Gewerbeflächen kommt die Mietflächenberechnung nach gif MF/G dazu, weil Mietverträge darauf verweisen. Attribute wie Bodenbelag oder Reinigungsklasse werden ergänzt, soweit Sie sie im CAFM brauchen. Wie ein Raumbuch aufgebaut ist, zeigt der Ratgeber Raumbuch: Aufbau, Inhalt und Musterzeilen.

Das Ergebnis ist der eigentliche Wert der digitalen Bauakte: eine Flächen- und Raumdatenbank, die mit der Zeichnung verknüpft ist. Diesen Schritt bieten wir als Datenaufbereitung für CAFM-Systeme an: Lieferzeit 3 bis 5 Werktage, Format passend zum Zielsystem, eine Korrekturrunde inklusive.

Stufe 4: Import ins CAFM oder Aufbau eines BIM-Modells

Die meisten CAFM-Systeme importieren Raumpolygone und Raumbuch direkt aus DWG oder über IFC. Ein offener Austauschstandard dafür ist CAFM-Connect, der auf IFC aufsetzt und von vielen deutschen Anbietern unterstützt wird. Vor dem Import klären Sie mit dem Systemhersteller, welche Layer-, Block- und Attributnamen erwartet werden; genau dieser Abgleich spart die meisten Fehler.

Wollen Sie darüber hinaus ein BIM-Modell, gilt: Für Betrieb und Flächenmanagement reicht Detailgrad LOD 200 (Bauteile mit ungefährer Geometrie und Lage). LOD 300 und höher lohnt sich nur, wenn konkrete Planungsaufgaben anstehen und die Unterlagen die Details hergeben.

DWG, IFC oder CSV: Welcher Importweg passt?

Welcher Weg trägt, hängt davon ab, was Ihr CAFM-System aus dem Plan lesen soll: nur Räume und Flächen, oder auch Bauteile und Anlagen. Drei Wege sind üblich, und sie schließen sich nicht aus.

DWG über die CAD-Schnittstelle. Die CAD-Schnittstelle des CAFM-Systems liest Flächenpolygone und Raumstempel aus der Zeichnung und bindet sie an Raumdatensätze. Voraussetzung sind geschlossene Polygone auf definierten Layern und genau ein Stempel je Raum mit eindeutiger Raumnummer. Für Bestandsgebäude ist das der Standardweg, weil er mit 2D-Geometrie auskommt.

IFC als offener Container. IFC transportiert Geometrie und Attribute herstellerneutral. CAFM-Connect legt darauf einen standardisierten Inhalt fest, also welche Objekte und Eigenschaften ein CAFM-System erwarten darf; COBie als tabellarische Form für Betriebsdaten bewegt sich im selben Umfeld. Der Weg lohnt sich, wenn ohnehin ein Modell vorliegt oder Bauteile und Anlagen verortet werden sollen. Für reine Flächenverwaltung ist er mehr Aufwand als nötig.

CSV- und Excel-Raumlisten. Der alphanumerische Parallelweg: Raumnummer, Bezeichnung, Geschoss, Nutzung, Fläche und weitere Attribute als Tabelle, ohne Geometrie. Er trägt, wenn es um Stammdaten geht, die Pläne im CAFM ohnehin getrennt gepflegt werden oder ein vorhandener Datenbestand nur ergänzt werden soll. Der Schlüssel ist die Raumnummer. Stimmt sie in Liste und Plan nicht überein, entstehen verwaiste Datensätze.

Mapping: Attribut im Plan, Feld im CAFM. Legen Sie vor dem Import fest, welches Attribut aus dem Plan in welches Feld des CAFM läuft: Raumnummer, Nutzungsart nach DIN 277, Fläche, Geschoss, Gebäude. Nutzungsarten, Bodenbeläge oder Reinigungsklassen führt das CAFM in Katalogen und Wertelisten. Ein Wert, der nicht in der Liste steht, wird abgewiesen oder als neuer Eintrag angelegt, und dann zerfällt jede Auswertung in Schreibvarianten. Gleichen Sie die Werte deshalb gegen den Katalog des Zielsystems ab, nicht gegen die Schreibweise im Plan.

Wer ist Master? Klären Sie vor dem ersten Import, wo Änderungen künftig gepflegt werden. Ist die Zeichnung der Master, fließen Änderungen als erneuter Import ins CAFM. Ist das CAFM der Master, müssen Änderungen am Raumbuch in die Zeichnung zurückgeschrieben werden, sonst laufen beide auseinander. Beides funktioniert, eine Mischung nicht. Legen Sie außerdem fest, ob ein erneuter Import Datensätze überschreibt oder fortschreibt und wie die Historie erhalten bleibt: Ein Raum, dessen Nutzung sich ändert, braucht den alten Stand als Datensatz mit Gültigkeit, nicht als überschriebenen Wert.

Pilotimport mit einem Mustergeschoss. Importieren Sie zuerst ein Geschoss, nicht das ganze Gebäude. Die typischen Importfehler zeigen sich dort sofort: offene Polygone, doppelte oder fehlende Raumstempel, mehrfach vergebene Raumnummern, Sonderzeichen in Layernamen, abweichende Einheiten oder Koordinatenursprünge, Werte außerhalb der Kataloge. Prüfen Sie nach dem Import die Flächensumme des Geschosses gegen die Flächenberechnung und die Raumanzahl gegen die Liste. Erst danach folgen die übrigen Geschosse.

Realistische Einordnung. Auch mit Standard bleibt Abstimmungsarbeit. Die unten genannten Forschungsarbeiten zum IFC-basierten Datenaustausch im Facility Management zeigen: Standardschnittstellen müssen für einen vollständigen FM-Datenaustausch in der Praxis meist projektspezifisch ergänzt werden. Bartels weist zudem nach, dass IFC, COBie und CAFM-Connect Bestandsdaten aus Planung und Ausführung ins FM übertragen, die im Betrieb entstehenden Prozessdaten und ihre Historisierung aber nicht abbilden. Planen Sie deshalb die Abstimmung mit dem Systemhaus von Beginn an ein. Wie wir Daten für Ihr Zielsystem aufbereiten, steht auf der Seite Datenaufbereitung für CAFM-Systeme; die Zeichnungsgrundlage dafür entsteht bei Papierplänen über Paper-to-CAD.

Quellen. Hieke, Liebich, Weise, Böttcher: Modellbasierter Datenaustausch von alphanumerischen Gebäudebestandsdaten (nach BFR GBestand) mit der produktneutralen Schnittstelle Industry Foundation Classes (IFC), Abschlussbericht, Forschungsinitiative Zukunft Bau, Band F 2874, Fraunhofer IRB Verlag, 2013 (Kurzbericht). Hausknecht, Liebich, Weise, Groll, Juli: Optimierung und Auswertung eines 3D-Gebäudedatenmodells (Basis IFC) für Facility Management, Forschungsinitiative Zukunft Bau, Band F 2875, Fraunhofer IRB Verlag, 2013. Bartels, Niels: Strukturmodell zum Datenaustausch im Facility Management, Springer Vieweg, 2020, ISBN 978-3-658-30829-2.

BIM im Facility Management: was ISO 19650 für Bestandsgebäude bedeutet

BIM-Daten sind für das Facility Management nur dann wertvoll, wenn sie die Fragen des Betriebs beantworten, nicht die der Planung. ISO 19650 beschreibt das Informationsmanagement mit BIM über den Lebenszyklus. Für Eigentümer von Bestandsgebäuden sind zwei Begriffe praktisch relevant: die Informationsanforderungen des Auftraggebers (AIR), also die Liste, welche Daten Sie im Betrieb brauchen, und das Asset-Informationsmodell (AIM), die laufend gepflegte Datenbasis. Sie müssen die Norm nicht einführen, um davon zu profitieren. Schreiben Sie vor jeder Digitalisierung auf, welche Fragen die Daten später beantworten sollen: Flächen je Mieter? Prüftermine je Anlage? Umbauplanung? Daraus ergibt sich, welche Stufe Sie brauchen und wie viel Detail. Was BIM im Betrieb leistet, welche BIM-Dateien es gibt und wie CAD2FM und BIM2FM sich unterscheiden, erklärt der Ratgeber BIM im Facility Management.

Drei Fehler, die wir regelmäßig sehen

1. Alles auf einmal. Ein vollständiges BIM-Modell für ein 1970er-Bürogebäude, obwohl nur Flächen fürs Mietmanagement gebraucht werden. Teuer, und das Modell veraltet, weil niemand es pflegt.
2. Pläne ohne Prüfung übernehmen. Alte Genehmigungspläne digitalisiert, ohne den gebauten Zustand zu prüfen. Die Flächen stimmen dann im System nicht mit der Realität überein.
3. Keine Pflege geplant. Die Daten sind am Tag des Imports aktuell und ab dem ersten Umbau falsch. Legen Sie fest, wer nach jedem Umbau Zeichnung und Raumbuch nachführt.

Was wir nicht leisten

Wir betreiben kein CAFM-System und beraten nicht bei der Systemauswahl. Wir erstellen keine Prüfnachweise für technische Anlagen; das bleibt bei den Fachfirmen. Fehlen Pläne vollständig oder weicht der Bestand erkennbar ab, braucht es ein Aufmaß oder einen Laserscan vor Ort, bevor eine belastbare Dokumentation entstehen kann. Für rechtlich relevante Flächen, etwa im Mietstreit, ersetzt eine Digitalisierung aus Altplänen keine Aufmaßbestätigung.

Praxisbeispiel: Bestandsdokumentation für ein Klinikum

Für ein Klinikum der Maximalversorgung mit rund 4.500 Betten haben wir aus den vorhandenen Unterlagen eine Bestandsdokumentation mit mehr als 2.800 Räumen erstellt. Die Grundrisse wurden lagerichtig nachgezeichnet, jeder Raum als geschlossenes Polygon angelegt, mit Raumnummer und Nutzungsart versehen und die Flächen nach DIN 277 berechnet. Entscheidend war der Abgleich der Altpläne mit dem gebauten Zustand: In einem Haus dieser Größe stimmt nach Jahrzehnten von Umbauten kaum ein Geschoss noch vollständig mit dem Genehmigungsplan überein. Das Ergebnis ist eine Raum- und Flächendatenbank, die das Facility Management des Hauses als Grundlage für Flächenmanagement und Instandhaltung nutzt.

Häufige Fragen

Reicht ein PDF-Archiv als digitale Bauakte?

Für die Ablage ja, für das Facility Management nein. Flächen, Räume und Anlagen müssen als Daten vorliegen, nicht als Bild.

Brauche ich BIM für CAFM?

Nein. Raumpolygone und Raumbuch aus 2D-CAD reichen den meisten Systemen. BIM wird sinnvoll, wenn Sie das Modell auch für Planung nutzen.

Welches Format verlangt mein CAFM-System?

Meist DWG mit definierten Layern oder IFC. Wir gleichen das vor der Lieferung mit den Anforderungen Ihres Systems ab. Welche BIM-Dateien es sonst gibt und wofür, steht im Ratgeber BIM im Facility Management.

Was muss eine DWG-Datei für den CAFM-Import erfüllen?

Geschlossene Raumpolygone, ein Stempel je Raum mit eindeutiger Nummer und Layer nach den Vorgaben des Systemherstellers.

Wann ist IFC der bessere Importweg als DWG?

Wenn bereits ein Modell vorliegt oder Bauteile und Anlagen verortet werden sollen. Für reine Raum- und Flächendaten genügt DWG.

Reicht eine CSV- oder Excel-Raumliste für das CAFM?

Für Stammdaten ja. Eine Verortung im Plan entsteht nur, wenn die Raumnummer als Schlüssel auch in der Zeichnung steht.

Was kostet die Digitalisierung eines Bestandsgebäudes?

Die Nachzeichnung je Geschoss kalkulieren Sie im Paper-to-CAD-Konfigurator; die CAFM-Aufbereitung bieten wir nach einer kurzen Analyse Ihrer Pläne pauschal an.

BIM im Facility Management: Was bringt BIM im Betrieb eines Gebäudes?

BIM liefert dem Facility Management ein Modell mit Räumen, Flächen und Anlagen als Daten statt Pläne als reines Bild. Für reine Raum- und Flächendaten reicht oft ein CAFM-fähiges 2D-Modell. Welche Daten das FM aus dem Modell braucht, welche Dateiformate es gibt und wie die Übergabe ins CAFM läuft, beschreibt der Ratgeber BIM im Facility Management.

Was ist die elektronische Bauakte?

Die elektronische Bauakte ist die digital geführte Akte der Bauaufsichtsbehörde zu einem Baugenehmigungsverfahren. Viele Kommunen stellen ihre Bauakten nach und nach um. Sie enthält die genehmigten Bauvorlagen, nicht den tatsächlich gebauten Zustand. Wie Sie an die Akte und an alte Baupläne kommen, steht im Ratgeber Bauakte einsehen und alte Baupläne bekommen. Die Gebäudedokumentation für den Betrieb, um die es in diesem Ratgeber geht, ist etwas anderes.

*Autoren: Stefan Kratzert, Architekt · Karyna Ladutska, Architektin · Ruslan Luarsabov, Bauingenieur*