Datenaufbereitung für CAFM-Systeme

Ausgangslage: Das Problem ist nicht der alte Plan, sondern die fehlende Fläche

Wer ein Gebäude betreibt, braucht verlässliche Flächen: für die Betreiberverantwortung, für die Flächenabrechnung und die Nebenkostenumlage, für die Steuerung von Reinigung und Instandhaltung, für Umzugs- und Belegungsplanung, für die Vermietung und für GEG-Nachweise. Ein CAFM-System rechnet in all diesen Aufgaben mit Raumdaten, und die sind nur so gut wie die Zeichnung, aus der sie stammen.

Das Problem sind deshalb nicht „alte Pläne“. Das Problem ist das Fehlen einer belastbaren Fläche: Räume, die eindeutig abgegrenzt, nummeriert und nach einer festen Systematik ausgewiesen sind. Wer seine Gebäudedaten digitalisieren will, muss daher zuerst klären, nach welcher Systematik die Flächen gelten, etwa nach der Flächenberechnung nach DIN 277 oder, für Mietflächen, nach der Flächenberechnung nach gif.

Für die Datenerfassung im CAFM gilt dasselbe Prinzip: Erst die geklärte Fläche, dann die Attribute, dann der Import. Wie die Bestandsdokumentation insgesamt aufgebaut wird, beschreibt unser Ratgeber Digitale Bauakte: Grundlagen.

Verknüpfung von Zeichnung und Raumdatenbank

Im CAFM-System liegen Grafik und Datenbank getrennt vor. Damit beide zusammenpassen, braucht es drei Festlegungen.

• Schlüsselfeld: Jeder Raum in der Zeichnung trägt eine eindeutige Raum-ID, meist als Raumstempel. Dieselbe ID ist im CAFM-System der Schlüssel des Raumdatensatzes. Ohne eindeutigen Schlüssel lassen sich Zeichnung und Datenbank nicht abgleichen.
• Führung: Legen Sie vorab fest, was der Master ist. Entweder führt die Zeichnung (die Geometrie kommt aus dem CAD, das CAFM-System ergänzt Sachdaten), oder das CAFM-System führt (die Sachdaten gelten dort, die Zeichnung wird nachgeführt). Ohne diese Festlegung laufen beide Stände auseinander.
• Historisierung: Änderungen an Flächen und Nutzungen werden mit Stichtag festgehalten, damit frühere Stände nachvollziehbar bleiben, etwa für zurückliegende Abrechnungszeiträume. Die gefma-Richtlinie 430 behandelt die Historisierung von Daten als Teil der Datenbasis.

Wie ein Raumbuch als Träger dieser Raumdaten aufgebaut ist, lesen Sie im Ratgeber Raumbuch: Aufbau, Inhalt und Musterzeilen.

Fortschreibung im Lebenszyklus des Gebäudes

Ein Gebäude verändert sich, die Daten müssen mitgehen. Nach jedem Umbau entsteht ein neuer Planstand mit Datum und Revisionskennung. Zeichnung und Raumdatenbank werden gemeinsam nachgeführt, sonst stimmen Fläche und Datensatz nicht mehr überein.

Legen Sie fest, wer die Daten pflegt: der Betreiber selbst, ein FM-Dienstleister oder wir im Rahmen eines Wartungsvertrags. Wichtig ist, dass es genau eine verantwortliche Stelle gibt und dass jede Änderung einen dokumentierten Stand hinterlässt. Die laufende Datenpflege ist auch in der gefma-Richtlinie 430 Teil des Datenmanagements.

Welche CAD-Vorgaben Ihr CAFM-System braucht

Viele Auftraggeber halten diese Anforderungen in einem CAFM-Lastenheft oder Pflichtenheft fest. Wenn Sie noch keine Vorlage haben, können die folgenden Punkte als Grundlage dienen. Maßgeblich bleibt immer die Importbeschreibung Ihres CAFM-Systems.

• Maßstab: Zeichnen Sie im Maßstab 1:1 in Metern.
• Nullpunkt und Koordinatensystem: Definieren Sie einen Gebäudenullpunkt und ein Koordinatensystem. Weicht ein lokales System ab, wird in das vereinbarte System transformiert.
• Dateien: Eine Datei je Geschoss, mit einer festen Dateinamens- und Formatkonvention, einschließlich der verlangten DWG-Version oder DXF.
• Layerstruktur: Die Layer folgen der Vorgabe Ihres Auftraggebers. Als Orientierung dienen ISO 13567 und die Muster öffentlicher Pflichtenhefte.
• Bauteilobjekte: Nicht nutzbare Bauteilobjekte werden vor der Übergabe in 2D aufgelöst. Es gibt keine Proxy-Objekte und keine ungelösten Xrefs.
• Umfang: Verzichten Sie auf CAD-Elemente ohne Bedeutung für die Betriebsphase. Das hält Dateigröße und Performance im Zielsystem im Rahmen.
• Bereinigung: Purge und Audit sind ein Pflichtschritt vor der Lieferung.
• Blöcke: Nutzen Sie Blöcke mit Attributen statt freier Texte, und prüfen Sie Sonderzeichen und Lesbarkeit im Zielsystem.

Ihre Datenprüfung vor dem Import

Prüfen Sie die Daten, bevor sie ins CAFM-System gehen. Diese Liste hilft dabei:

• Geometrie: Sind alle Polylinien geschlossen? Gibt es doppelte oder fehlende Raum-IDs? Gibt es Polygone ohne Stempel oder Stempel ohne Polygon?
• Summen: Stimmen die Räume mit dem Geschoss, der Nettoraumfläche (NRF) und der Brutto-Grundfläche (BGF) überein? Sind die Anteile der Nutzungsfläche (NUF) plausibel?
• Flächenwerte: Weicht die Polygonfläche vom Stempelwert ab, und wenn ja, warum?
• Zeichnung: Layer und Blöcke geprüft? Fremdobjekte entfernt? Maßstab, Einheiten und Nullpunkt kontrolliert?
• Pilotimport: Importieren Sie vor dem Rollout zuerst ein Mustergeschoss.
• Stichprobe: Bei auffälligen Geometrien prüfen Sie vor Ort.

Normen und Richtlinien im Überblick

Der Rahmen für CAFM-Richtlinien und Flächendaten

• gefma 400 (2021-03): Begriffsbestimmungen und Leistungsmerkmale von CAFM
• gefma 410 (2022-02): Schnittstellen zur IT-Integration von CAFM-Software
• gefma 430 (2019-03): Datenbasis und Datenmanagement in CAFM-Systemen
• gefma 198-1: Dokumentation im Facility Management
• gefma 130-1 (2026-03): Flächenmanagement, Grundlagen
• DIN 277:2021-08: Brutto-Grundfläche (BGF) = Netto-Raumfläche (NRF) + Konstruktions-Grundfläche (KGF); NRF = Nutzungsfläche (NUF) + Technikfläche (TF) + Verkehrsfläche (VF)
• IFC (ISO 16739): Datencontainer für den Austausch von Gebäudedaten
• CAFM-Connect: inhaltlicher Standard für Bauteile, Anlagen und Merkmale, der IFC als Container nutzt

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